Rozliczenia na Facebooku rodzą wiele pytań i obaw. Nikt z nas nie chce mieć na karku Urzędu Skarbowego. Wygląd faktury, ich generowanie, VAT 0%, NIP europejski to tylko kilka z tematów, które wracają na przeróżnych grupach wsparcia jak bumerang.
Kwestie te nie są trudne i warto raz a porządnie przejść przez podstawowe zasady rozliczeń na Facebooku, aby później nie zostać zaskoczonym przez księgową. Poniżej znajdziesz najpopularniejsze pytania wraz z odpowiedziami.
Jak rozliczać reklamy – ze swojego konta czy konta klienta?
Masz dwie możliwości:
– klient podpina pod konto reklamowe firmową kartę kredytową – wówczas konto powinno być opisane danymi firmy klienta. To najprostsza dla Ciebie opcja, gdyż to na klienta wystawiane są faktury. Ty wystawiasz FV za usługę i nie martwisz się rozliczeniami facebookowymi. To dość częste rozwiązanie w przypadku współpracy z mniejszymi podmiotami;
– puszczasz reklamy ze swojego konta – koszty idą z Twojej karty i Ty otrzymujesz FV na swoje dane (pamiętaj, aby je uzupełnić!). Wówczas koszty reklam możesz refakturować na klienta.
W tym przypadku, gdy pracujesz z większą liczbą klientów musisz nieco napracować się przy odpowiednim rozliczeniu kosztów per klient. Opcja bardziej czasochłonna, ale często nieunikniona.
Skąd mogę pobrać fakturę za reklamy na Facebooku i Instagramie?
Wejdź w zakładkę rozliczenia w Managerze Reklam (Ads Manager):
Wybierz odpowiednie konto z którego chcesz pobrać FV:
Kliknij w „Pobierz wszystkie FV”:
Wybierz opcję „Pojedyncze faktury”:
I zapisz dokumenty na dysku. Wszystko! GOTOWE!
UWAGA! Jeśli masz więcej FV w danym okresie, a chcesz pobrać tylko wybraną, możesz to spokojnie zrobić przez ikonkę „download” przy identyfikatorze wybranej transakcji.
Jeśli puszczasz kampanie zarówno na Facebooku jak i Instagramie to generujesz FV osobno dla każdego z tych kanałów (produkty te są wyraźnie opisane przy każdej transakcji).
UWAGA! Raport rozliczenia, czyli zestawienie kosztów z FV w .PDF to nie to samo co faktura. Dokument ten nie jest dokumentem księgowym – nie rozliczycie go w kosztach działalności (nie spełnia wymogów, które kwalifikowałyby go jako FV czy rachunek). Raport ten jest raczej dokumentem porządkującym Twoją wiedzę w jednym pliku.
Gdzie znajdę numer faktury za reklamę na Facebooku?
To pytanie może wydać się zabawne, ale wbrew pozorom ten drobny element nastręcza wielu osobom trudności. Faktury z Facebooka zmieniają swój wygląd. Czasem małe literki nietrudno przeoczyć. Obecnie numer faktury znajdziesz w prawym dolnym rogu dokumentu pod danymi firmy, której FV dotyczy.
Podatek VAT na fakturze za reklamy na Facebooku
Pewnie zauważyłeś, że na fakturze za kampanie widnieje VAT 0%. Oznacza to, że VAT musisz rozliczyć samodzielnie w ramach prowadzonej działalności. Według krajowej stawki podatek ten przy usługach reklamowych wynosi 23%.
WAŻNE! Chcąc dokonywać zakupu reklam na Facebooku, powinieneś dokonać rejestracji do transakcji wewnątrzwspólnotowych VAT-UE!
Aby nabyć uprawnienia do wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, należy wypełnić przed zakupem deklarację VAT-R (tu uzupełnić część C.3). To spowoduje nadanie przedrostka PL przed numerem NIP. Przedrostek ten jest możliwy do wyboru z listy rozwijanej podczas wprowadzania danych firmy do konta reklamowego.
Jeśli jesteś czynnym płatnikiem podatku VAT to transakcja ta będzie dla Ciebie neutralna w zakresie VAT, w innych sytuacjach jesteś zobowiązany do naliczenia i zapłaty podatku według stawki 23%.
[czytaj więcej na portalu poradnikprzedsiebiorcy.pl].
Gdzie zmienić dane firmy do faktury za reklamę na Facebooku/Instagramie?
Dane firmy do faktury (te, które pojawiają się w prawym dolnym rogu) zasysają się z danych, które wprowadzone są w konkretnym koncie reklamowym.
Wejdź do Menadżera Reklam i wybierz „rozliczenia” z zakładki Ustawienia:
Sprawdź, czy jesteś na właściwym koncie reklamowym, a następnie kliknij w „Ustawienia płatności”:
Przejdź do konta reklamowego (a wcześniej najlepiej sprawdź, czy na pewno jesteś na właściwym koncie – ostrożności nigdy za wiele):
Następnie uzupełnij dane firmy w formularzu i zapisz zmiany:
Gotowe! Teraz FV z danego konta reklamowego będą generowane na konkretną firmę.
Ważne – pamiętaj o konieczności posiadania NIP-u europejskiego (szczegóły znajdziesz wyżej).
Czy można wygenerować duplikat FV na Facebooku?
Niestety, nie ma takiej możliwości.
Jak pobrać potwierdzenie konkretnej transakcji widocznej na wyciągu z karty kredytowej?
Opłaty pobierane z karty opisywane są dedykowanym numerem referencyjnym. Wystarczy, że wejdziesz z zakładkę „Rozliczenia” w Menadżerze Reklam i skorzystasz z wyszukiwarki transakcji wg numeru referencyjnego:
Po wyszukaniu konkretnej transakcji kliknij w ikonkę „download” i pobierz FV.
Jak zmienić kartę kredytową podpiętą pod konto reklamowe/dodać lub usunąć metodę płatności?
Masz nową kartę kredytową, którą chcesz podpiąć do konta w zamian za tę, z której korzystasz obecnie? Zrobisz to w kilku prostych krokach.
W Menadżerze reklam w zakładce „Rozliczenia” wejdź w ustawienia płatności:
Po dodaniu nowej karty usuń starą:
WAŻNE!
Jeśli nie chcesz przerwy wyświetlaniu aktualnie ustawionych reklam pamiętaj, aby najpierw dodać nową metodę płatności, a później usunąć starą. Jeśli zrobisz to na odwrót to wszystkie obecne kampanie zostaną wstrzymane (będziesz musiał je uruchamiać ręcznie).
UWAGA! Pamiętaj, że koszty kampanii pobierane są z metody płatności opisanej jako główna. Nie ma możliwości, abyś z jednego konta reklamowego płacił za różne kampanie różnymi metodami płatności. Zatem jeśli podepniesz więcej niż jedną metodę płatności to koszty będą pokrywane z karty opisanej jako główna metoda płatności.
Dostaję dużo FV za reklamę – czy istnieje FV zbiorcza?
Niestety obecnie nie możesz pobrać FV zbiorczej. Jednak jeśli w Twoim koncie reklamowym pojawia się bardzo dużo drobnych FV oznaczać to może, że masz ustawiony niski próg rozliczeniowy.
Faktury bowiem generują się w momencie, gdy wydatki na kampanie osiągną próg rozliczeniowy lub gdy zakończy się okres rozliczeniowy. Szczęśliwie próg rozliczeniowy możesz edytować (choć kwota maksymalna rozliczenia dostępna dla każdego ma swój limit).
Jak zmienić próg rozliczeniowy na Facebooku?
Wejdź w zakładkę „Ustawienia” > „Rozliczenia” w Menadżerze Reklam, a następnie w „Ustawieniach płatności” kliknij „Zarządzaj” w miejscu, gdzie pojawiają się informacje o najbliższym rachunku:
Następnie wprowadź swój nowy próg rozliczeniowy:
Jak widzisz nie możesz wpisać kwoty jaką sobie życzysz. Obecnie na kliknięcie może to być 2720,00 PLN. Jeśli potrzebujesz wyższego progu Facebook może go podwyższyć na indywidualną prośbę (ona musi wiązać się z rzeczywistymi potrzebami, czyli z widocznymi wyższymi wydatkami na reklamy).
Boję się, że nie wyłączę kampanii i zeżre mi wszystkie środki z karty kredytowej. Co robić?
Jeśli nie ustawiasz budżetu całkowitego w reklamach to rzeczywiście Twoje kampanie mogą pochłonąć więcej środków niż byś sobie tego życzył (jeśli nie będziesz kampanii pilnował na bieżąco).
Na szczęście Facebook udostępnia opcję, która pomaga uniknąć takich sytuacji tj. „Limit wydatków w koncie” (nie mylić z progiem rozliczeniowym, który dotyczy częstotliwości wystawiania przez Facebook faktury za reklamy).
Limit wydatków powoduje, że gdy koszt kampanii łącznie przekroczy ustawiony w koncie limit to wszystkie kampanie zostaną wstrzymane (w ten sposób Facebook zabezpiecza także swój interes).
Gdzie ustawić odpowiedni dla Ciebie limit wydatków?
Wejdź w zakładkę „Rozliczenia” w Menadżerze Reklam:
Następnie przejdź do zakładki „Ustawienia płatności” i w sekcji „Ustaw limit wydatków na koncie” kliknij „Zmień”:
Następnie wpisz kwotę po której przekroczeniu Twoje kampanie będą wstrzymywane:
PODSUMOWANIE:
Masz pytania bądź wątpliwości związane z rozliczeniami na Facebooku? Daj znać w komentarzu – pomożemy!
Facbook, wystawił mi dwie faktury bez danych firmy, ponieważ ich nie zassał i nie poprawił, co zrobić z taką rzeczą? Inne faktury od niego są w porządku. Jak zatem zapłacić teraz vat? I pytanie czy jeśli księgowa nie wprowadziły w ciągu 3 miesięcy faktury jakie są konsekwencję ? Ponieważ Facbook nie poprawił mi tych faktur i nie zostały wprowadzone przez księgowa.
Pozdrawiam,
Bardzo zmartwiona Dorota